Merlin Mann publie 43 Folders. Il est intervenu au dernier Google Tech Talk sur un de ses derniers concepts : Inbox Zero. Le concept est clair. Non ? Autant je suis presque content de mon organisation professionnelle, autant je ne suis pas fier de mon “Inbox 44″ à la maison. Je viens donc de passer à l’action.
- Suppression de tous mes dossiers : J’utilise Gmail, quel besoin de classer mes courriels alors que j’utilise quasiment tout le temps la fonction de recherche ? Finis les filtres également !
- Je ne relèverai plus mes courriels sans les traiter !
- J’ouvrirai ma boite de réception de façon périodique !
- 5 actions possibles pour un nouveau courriel :
- Archiver ou effacer
- Répondre
- Répondre plus tard
- Agir
- Déléguer
- Création d’un dossier To Respond : Je souhaite répondre à un courriel mais je ne prends pas le temps de le faire maintenant, je le mets dans ce dossier. Dossier à visiter et à vider (en répondant) fréquemment.
- Création d’un dossier Waiting On : J’ai besoin d’une réponse à un de mes courriels pour agir. Je mettrai mon courriel dans ce dossier.
Afin de ne pas avoir à vider sa boite de réception pour commencer, Merlin nous conseille de créer un dossier DMZ. On y met tout le contenu de sa boite de réception. Charge à nous ensuite de le vider en traitant les courriels afin de pouvoir l’effacer pour toujours. Je viens donc de créer un tel dossier.
Je commence aujourd’hui le programme Inbox Zero. Je détaille ci-dessous le contenu de ma boite de réception et des 3 dossiers de mon compte Gmail.
- Boite de réception : 0 courriel
- DMZ : 44 courriels // message le plus ancien : 19 mars
- To Respond : 0 courriel
- Waiting On : 0 courriel
L’objectif est bien de vider son esprit et de gagner du temps et de la disponibilité pour faire autre chose. Je ferai le point régulièrement dans les prochaines semaines. J’insère la vidéo de Merlin pour les curieux qui souhaitent commencer.
Oui il ne faut pas ouvrir sa boîte plus de 3 fois par jour. C’est bien d’avoir un aperçu de mails via netvibes, flakes de ses compte pop, smtp L’inconvénient lorsque l’on a une vingtaine de boîte et corrélée à des listes de forums, newsgroups, yahoo answer … la boîte de réception principale ne concerne pas tout
Finalement ce n’est pas le classement et la hierarchisation qui nécessite une organisation, il faut penser aussi au cycle de réponse. Plus on a d’applications et de gestions de commentaires (blog, flick, achat ebay, facebook, hi5, invitation linked in …), plus la notion de véritable de cycle de vie de réponse prend son importance. Quand dois-je répondre à mes mails ? Suivant quelle importance ? quel priorités par rapport à son boulot ? 
Excellent Google Talk en effet. J’ai moi aussi décliné “Inbox zero” en quelques billets, avec encore moins de dossiers : http://sphere.dnsalias.org/dotclear2/index.php/tag/inbox%20zero a+